Como usar pasta de arquivo plástico sem se perder nos detalhes
A pasta de arquivo plástico é basicamente um envelope transparente, geralmente em polipropileno, com abas para classificar documentos. Parece simples demais para precisar de explicação, mas tem vários detalhes que as pessoas descobrem só quando dá problema. O primeiro passo é escolher o material certo. A maioria das pastas vendidas no Brasil é de polipropileno de 150 a 200 mícrons. Isso importa porque pastas mais finas rasgam fácil na perfuração e pastas muito grossas travam no arquivador. Se o documento vai ficar guardado por anos, fuja daquelas pastas baratas de supermercado que ficam amareladas e quebradiças em dois anos. O polipropileno de grau arquivo, com pH neutro e livre de PVC, é o que você deve procurar. A diferença de preço é ridiculamente pequena, tipo R$ 0,30 a mais por unidade.
Pasta de arquivo plastico: o que todo mundo deixa passar
Tem uma coisa que ninguém conta: a orientação da aba importa. A aba padrão vem virada para a direita, mas se você empilha várias pastas lado a lado numa gaveta e todas as abas estão no mesmo lugar, você não consegue ler o rótulo de uma delas sem puxar as que estão na frente. A solução simples é virar metade das pastas ao contrário. Duh, parece óbvio agora, mas eu perdi talvez trinta minutos numa manhã inteira tentando encontrar um processo e não fazia sentido. Sobre perfurar: se a pasta tiver furo simples, use argolas de pressão, aquelas que você aperta com o dedo. Argolas de duas posições travam melhor e não soltam com o peso dos documentos. Já as pastas com furos duplos ou triplas, aí entra o arquivador de gaveta mesmo. O importante aqui é não encher até a borda. Pastas transbordando criam atrito e a próxima pasta que você tentar puxar acaba levando junto ou amassando o canto.
Outro ponto prático: etiqueta. Cola comum em papel adesivo comum resseca e solta depois de uns seis meses. Fita adesiva transparente também deixa resíduo. O que funciona de verdade é etiqueta de tecido ou papel laminado com cola permanente, ou então escrever direto na pasta com caneta perpétua de ponta grossa, do lado de fora, perto da aba. Caneta esferográfica comum some em três meses. Caneta de silicone ou acrílica permanece. Se o conteúdo for mesmo crítico — contrato social, escritura, processo judicial que pode ser solicitado a qualquer momento — não confie só na pasta. Coloque o documento dentro de um envelope de papel arquivo dentro da pasta de plástico. A pasta protege contra umidade e respingos, mas não impede que alguém abra e mexa. O envelope interno já dificulta um pouco mais e ainda dá uma camada extra contra amassados.
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Para digitalizar usando essas pastas, retire os grampos e clipes de metal antes. Metal risca o plástico e ainda estraga a mesa de digitalização. Espalhe a pasta numa superfície plana e lisa, feche bem as abas para não criar ondulação, e passe no scanner ou câmera em iluminação uniforme. O plástico reflete luz, então evite flash direto. Dois ângulos de luz lateral geralmente resolvem o brilho.
Quando não usar
Não adianta colocar documento orgânico, com restos de comida ou umidade, dentro de uma pasta selada. Isso cria microclima perfeito para mofo. Se o documento já estiver úmido, seque totalmente antes de acondicionar. Se for um documento que precisa "respirar", tipo papel de imprensa antigo ou algo com tinta solúvel, prefira envelopes de papel archivístico em vez de plástico fechado. A pasta de arquivo plastico funciona bem para documentos atuais, cópias, processos em andamento, materiais de consulta frequente. Não funciona como solução única de preservação a longo prazo para itens que precisam permanecer íntegros por décadas. Para isso, o correto é combinação de envelope de papel arquivo, controle de umidade do ambiente e, quando possível, digitalização de backup.
Se quiser algo mais barato e descartável para uso temporário, aquela pasta de polietileno transparente simples resolve por um ou dois anos. O problema é que ela perde a transparência e fica opaca com o tempo, então se você precisa ler o conteúdo de qualquer gaveta sem abrir, vai frustrar rápido. Aí aí sim vale o investimento na versão de polipropileno de grau arquivo.
